Le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements (SPIIE) administre le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada au nom des trois organismes de financement de la recherche.
Remarque : dans le présent document, le terme « organisme » désigne l’un des trois organismes de financement de la recherche, à savoir les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) ou le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et le terme « organismes » désigne ces trois organismes.
Ce guide explique comment il faut administrer et utiliser l’argent reçu du Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada (le Fonds).
Une subvention du Fonds est accordée à un établissement pour le financement d’une initiative de recherche stratégique d’envergure qu’il mène. Elle se distingue de la subvention accordée à un ou plusieurs chercheurs pour l’exécution d’un ou de plusieurs projets de recherche. Le Fonds aide les établissements d’enseignement postsecondaire canadiens à exceller sur la scène mondiale dans des domaines de recherche susceptibles de procurer des avantages économiques à long terme au Canada. Le Fonds aide les établissements :
- à se mesurer aux meilleurs dans le monde en ce qui a trait au talent et aux occasions de partenariat, ainsi qu’à réaliser des percées scientifiques;
- à saisir toute nouvelle occasion et, de manière stratégique, à faire progresser leurs plus grandes forces sur la scène mondiale;
- à mettre en œuvre, à grande échelle, des stratégies institutionnelles avant-gardistes et transformatrices.
À moins d’indication contraire précisée dans ce guide, les politiques régissant les subventions du Fonds sont les mêmes que celles qui sont décrites dans l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche, le Guide d’administration financière des trois organismes et la section des sites Web des organismes portant sur les politiques. Cela comprend les politiques en vigueur, lesquelles peuvent être modifiées de temps à autre, ainsi que celles que les organismes sont susceptibles d’adopter pendant la période visée par le financement du Fonds.
En cas de divergence entre le Guide d’administration du Fonds et le Guide d’administration financière des trois organismes, le premier a préséance. Lorsque le Guide d’administration du Fonds n’offre pas de réponse, le Guide d’administration financière des trois organismes peut être utilisé. Pour demander des précisions, il est possible de s’adresser directement au SPIIE en écrivant à information@cfref-apogee.gc.ca.
Acceptation du financement du Fonds
Entente de financement
Le SPIIE envoie tous les avis d’attribution à la personne-ressource principale de l’établissement. Quant à lui, l’établissement doit confirmer par écrit, en faisant signer l’entente de financement du Fonds par les personnes responsables, qu’il :
- accepte le financement;
- a pris connaissance de la date de début des versements;
- accepte de se conformer aux règlements administratifs énoncés dans l’entente de financement et dans le présent guide.
Sous réserve de l’obtention des crédits parlementaires et si aucune autre condition n’est imposée, le SPIEE commence à effectuer les versements dès que possible après avoir reçu l’entente de financement dûment signée.
Date de début des versements
Le SPIEE détermine la date de début des versements la plus proche possible, de même que d’autres dates envisageables, d’après l’échéancier applicable à un concours donné.
Un établissement peut négocier le report de la date de début des versements. Toutefois, le financement doit débuter au cours de l’exercice pendant lequel la subvention a été accordée.
Période de financement
Une subvention du Fonds s’échelonne sur une période de sept ans.
Financement ultérieur
Les subventions du Fonds sont non renouvelables.
Les candidats qui auront reçu une subvention pourront présenter une demande dans le cadre d’un concours subséquent, en vue d’obtenir le soutien de l’évolution d’une initiative financée antérieurement par le Fonds, d’une nouvelle initiative ou d’un agencement des deux.
Responsabilités et reddition de comptes
Personne-ressource principale de l’établissement
Le SPIIE fait parvenir l’information et les mises à jour ayant trait au Fonds à la personne-ressource principale choisie par l’établissement. Il incombe à l’établissement de s’assurer que le SPIIE a les coordonnées à jour de cette personne. Pour mettre à jour les coordonnées, l’établissement doit communiquer avec le SPIIE par courriel à information@cfref-apogee.gc.ca.
Rôles et responsabilités
Le financement du Fonds est attribué aux établissements admissibles. Le SPIEE effectue des versements trimestriels, sous réserve de l’obtention des crédits parlementaires et de la justification des besoins en financement.
L’administration des fonds accordés par un organisme relève de l’établissement et de l’organisme. L’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche fournit plus de précisions sur l’administration des fonds accordés.
Conformément aux lois et aux politiques fédérales concernant les subventions, le SPIIE vérifie chaque année l’admissibilité des établissements à une subvention.
La somme reçue du Fonds est administrée par l’établissement principal. L’établissement autorise les dépenses conformément à ses propres politiques ainsi qu’aux politiques et aux exigences de l’organisme subventionnaire et du Fonds, telles qu’elles sont définies dans le guide pertinent de l’organisme – lequel est publié dans le site Web de ce dernier – ou telles qu’elles sont précisées à titre de conditions du financement. L’établissement doit ouvrir un compte distinct pour la subvention qu’il reçoit du Fonds, inscrire clairement tout dépôt et tout retrait et les regrouper par catégorie.
Le directeur ou le recteur (ou un autre représentant désigné) de l’établissement autorise généralement les dépenses effectuées à partir du compte de la subvention, conformément aux lignes directrices du Fonds. Le directeur ou le recteur (ou un autre représentant désigné) de l’établissement peut déléguer à un nombre approprié de personnes (appelées mandataires) le pouvoir d’autoriser les dépenses. Nul ne peut engager ni autoriser de dépenses imputables au compte de la subvention du Fonds sans que l’établissement ne lui en ait au préalable délégué le pouvoir.
L’établissement ne doit décaisser des fonds pour financer des activités de recherche précises qu’après avoir obtenu les attestations, permis, licences et autres autorisations nécessaires pour ces activités. Cela peut comprendre, entre autres, sans toutefois s’y limiter, des activités de recherche faisant intervenir des sujets humains, des cellules souches humaines pluripotentes, des animaux, des risques biologiques, des agents infectieux, des matières radioactives, des renseignements contrôlés ou des peuples autochtones, qui se déroulent dans des territoires canadiens ou qui ont une incidence sur l’environnement. De plus, toute recherche avec des cellules souches pluripotentes humaines qui ont été dérivées d’une source embryonnaire et (ou) seront transférées chez des êtres humains ou chez des animaux doit être approuvée par le Comité de surveillance de la recherche sur les cellules souches pour s’assurer que la recherche est conforme au chapitre 12, section F de l’Énoncé de politique des trois Conseils – Éthique de la recherche avec des êtres humains avant d’être commencée.
Les procédures relatives à l’administration, aux ressources humaines et à la comptabilité doivent être conformes aux normes, aux pratiques et aux politiques de l’établissement.
Tous les versements ultérieurs sont assujettis à la disponibilité des fonds accordés par l’entremise de crédits parlementaires et aux conditions qui s’y appliquent. Les organismes et le SPIEE se réservent le droit de reporter ou de suspendre les versements ultérieurs si des crédits parlementaires sont réduits ou annulés ou si le besoin de fonds n’est pas dûment justifié.
Équité, diversité et inclusion
Tous les établissements doivent être dotés d’un plan en matière d’équité à jour, c’est là une condition à remplir pour l’obtention du financement.
Le gouvernement du Canada vise l’excellence dans la recherche et la formation en recherche et estime que l’équité, la diversité et l’inclusion au sein du Fonds, et dans les activités de recherche canadiennes en général, sont essentielles à l’obtention de résultats caractérisés par l’excellence, l’innovation et l’impact, lesquels sont nécessaires pour saisir des occasions qui se présentent et relever des défis mondiaux dans l’intérêt des Canadiens.
Le Fonds œuvre à l’atteinte des objectifs du gouvernement fédéral en ce qui concerne l’absence de discrimination et l’équité en matière d’emploi. Tous les établissements qui acceptent d’être financés par le Fonds doivent accomplir des efforts concertés pour s’assurer d’une représentation équitable des personnes des quatre groupes désignés – (femmes, Autochtones, personnes handicapées et membres de minorités visibles) – dans les activités exécutées grâce à la subvention du Fonds et doivent offrir un milieu de travail inclusif et attentif aux besoins de tous les chercheurs et membres de l’équipe de recherche.
Le Fonds définit l’équité comme étant l’élimination des obstacles systémiques et la fourniture des adaptations nécessaires pour que toutes les personnes jouissent du même accès au Fonds et en tirent les mêmes avantages. Pour ce faire, les établissements doivent impérativement accepter la diversité, qui est définie par les différences en matière de race, de couleur, de lieu d’origine, de religion, de statut d’immigrant, de statut d’Autochtone, d’origine ethnique, de capacités, de sexe, d’orientation sexuelle, d’identité de genre et d’âge. Des mesures adéquates doivent être mises en place pour garantir l’absence d’obstacles systémiques. Enfin, la reconnaissance et la valorisation de la diversité et de l’équité doivent être accompagnées d’efforts concertés en vue de veiller à l’inclusion de populations diversifiées, ce qui signifie que les personnes doivent se sentir valorisées, respectées et soutenues. Les établissements doivent s’efforcer de mettre en place des conditions propices pour que chaque personne puisse atteindre son plein potentiel sans se buter à des difficultés excessives.
Tous les établissements qui reçoivent des subventions du Fonds doivent s’assurer que leurs processus de recrutement sont transparents, ouverts et équitables à l’égard de tout le personnel de recherche et autre embauché pour accomplir le travail financé par le Fonds, y compris les étudiants et les stagiaires postdoctoraux. Le fait d’adopter de solides pratiques en matière d’équité, de diversité et d’inclusion permet, entre autres, de s’assurer que l’établissement a accès au plus grand bassin de chercheurs et autres candidats qualifiés possible et d’attribuer les subventions du Fonds en tenant compte de l’équité, de la diversité et de l’inclusion, sans compromettre l’intégrité des objectifs de l’initiative financée. Tout processus d’embauche doit respecter les principes et les mesures de protection appliqués par les établissements d’enseignement dans le cadre de leurs pratiques d’embauche (telles qu’elles sont décrites dans les conventions collectives ou d’autres documents équivalents).
Le plan en matière d’équité de l’établissement doit expliquer en quoi les occasions de formation et les avantages professionnels découlant des possibilités associées à l’initiative financée par le Fonds seront accessibles aux personnes des quatre groupes désignés. Le plan en matière d’équité doit comprendre des mesures du rendement (y compris des indicateurs et des cibles) et un processus d’autosurveillance et de correction. Le SPIIE s’assure que les établissements respectent leur plan en matière d’équité au moyen des rapports annuels et de l’examen à mi-parcours (qui a lieu pendant la quatrième année de la subvention). Ainsi, les établissements doivent être en mesure de fournir les documents relatifs à la mise en application du plan en matière d’équité, tels que :
- une copie de l’annonce ouverte qui a été lancée (offre ou annonce d’emploi auprès des professeurs), y compris un énoncé concernant l’engagement envers l’équité et la participation des membres des groupes désignés;
- une copie des lignes directrices et des politiques internes (par exemple des politiques en matière d’équité, des politiques ou pratiques de recrutement pour les postes menant à la permanence, des conventions collectives ou de documents équivalents);
- des précisions sur les membres des comités de recrutement (notamment une indication comme quoi les comités ou les personnes ayant participé à la prise de décision sont représentatifs des groupes désignés);
- une description de la formation en matière d’équité, de diversité et d’inclusion offerte aux personnes ayant pris part au processus;
- une description du rôle de l’agent en matière d’équité ou d’une personne équivalente;
- une description de la stratégie employée pour identifier les membres de groupes désignés et chercher activement à les recruter;
- les critères et les grilles d’évaluation utilisés;
- l’attention accordée à l’équité dans le cadre de la gouvernance de l’initiative financée par le Fonds (la composition du comité de gouvernance et du comité directeur, par exemple).
Temps consacré à la recherche
Au personnel de recherche et aux membres du corps professoral dont l’embauche est attribuable à une subvention du Fonds et qui ont un poste permanent ou équivalent, les établissements doivent fournir tout le soutien nécessaire au succès de leurs travaux, en l’occurrence du temps réservé à la recherche (par exemple en réduisant la charge d’enseignement ou en libérant le chercheur de certaines tâches administratives). Le Fonds n’impose pas le pourcentage de temps devant être réservé à la recherche, mais il y a lieu de noter que de nombreux établissements s’assurent que les titulaires de postes équivalents (par exemple les titulaires de chaire) peuvent consacrer au moins la moitié de leur temps de travail à la recherche.
Remarque : les frais liés au remplacement du personnel enseignant constituent une dépense admissible, sauf durant un congé du chercheur ou du membre du corps professoral.
Chercheurs financés par le Fonds qui occupent un poste administratif de haut rang
Certains chercheurs sont en mesure de fournir une production en matière de recherche qui atteint un niveau auquel on s’attend de la part d’un titulaire de poste permanent tout en occupant un poste administratif de haut rang. Par conséquent, le Fonds ne dispose pas d’une politique officielle empêchant le personnel de recherche d’occuper ce genre de poste tout en étant financé par le Fonds. Toutefois, s’il y a lieu, l’établissement (en collaboration avec la personne) doit s’assurer que toute personne participant à une initiative financée par le Fonds qui occupe aussi un poste administratif de haut rang dispose de suffisamment de temps pour la recherche afin de pouvoir remplir son rôle au sein du programme de recherche au niveau attendu de quelqu’un occupant un poste permanent.
Dérogation aux activités ou au budget proposés
Toutes les conditions précisées dans l’entente de financement et dans les exigences pertinentes du Fonds doivent être respectées.
La subvention du Fonds est attribuée à des fins précises, et l’établissement bénéficiaire doit l’utiliser à ces fins, conformément aux politiques et lignes directrices du Fonds de même qu’à celles de l’établissement.
L’établissement doit tout mettre en œuvre pour suivre le programme d’activités prévu dans la stratégie institutionnelle et la stratégie scientifique approuvées par les organismes. Le SPIIE doit approuver tout changement majeur par rapport aux stratégies approuvées avant leur mise en application (c.-à-d. l’élimination d’un objectif ou d’un volet de recherche décrit dans la demande, l’ajout d’un objectif ou d’un volet de recherche qui n’était pas décrit dans la demande ou un changement substantiel de l’ordre de 5 p. 100 ou plus dans la répartition du financement entre les activités de recherche selon leur pertinence par rapport aux mandats respectifs des organismes). En pareils cas, l’établissement fournit au SPIIE, par écrit et dès que possible, une description de tout écart important et la justification pour cet écart, avant que les changements n’entrent en vigueur.
Une certaine latitude est autorisée en ce qui a trait aux dépenses prévues. Toutefois, le SPIIE doit approuver au préalable toute réaffectation de ressources de plus de 20 p. 100 par poste budgétaire par rapport aux plus récentes dépenses prévues déclarées par l’établissement (révisées annuellement). En pareils cas, l’établissement avise le SPIIE, par écrit et dès que possible, du moment où il prévoit que ces changements seront apportés aux dépenses prévues.
Les établissements doivent respecter la limite de 25 p. 100 des fonds de la subvention pouvant être affectés aux coûts indirects de la recherche.
Le SPIIE et les organismes déclinent toute responsabilité à l’égard des dépenses dépassant la somme disponible dans le compte de la subvention (voir Dépassement de crédit).
Surveillance financière des comptes
Des représentants des organismes et du SPIIE examineront périodiquement l’administration financière des établissements afin de :
- vérifier si les établissements disposent des outils administratifs et financiers nécessaires pour gérer adéquatement et efficacement la subvention du Fonds;
- examiner l’efficacité des procédures, des systèmes et des contrôles mis en place par l’établissement pour s’assurer qu’il respecte les politiques et les exigences des organismes et du Fonds et qu’il gère bien les fonds de recherche;
- examiner les dépenses portées au compte de la subvention pour vérifier si elles ont été faites conformément aux politiques et aux exigences établies et aux fins générales prévues;
- communiquer et diffuser de l’information concernant les politiques, les exigences et les attentes en matière de responsabilité comptable.
Non-respect
Les établissements sont tenus d’utiliser la subvention du Fonds conformément aux politiques des organismes, dont le Guide d’administration financière des trois organismes et le présent guide. Ils sont également tenus de fournir de l’information véridique, complète et exacte au sujet de la documentation relative aux dépenses imputées au compte de la subvention du Fonds.
Utiliser la subvention du Fonds à des fins qui ne sont pas conformes aux politiques des organismes, détourner les fonds de la subvention, ne pas respecter les politiques financières des organismes – à savoir le Guide d’administration financière des trois organismes et le présent guide – ou fournir de l’information incomplète, inexacte ou fausse au sujet de la documentation relative aux dépenses imputées au compte de la subvention du Fonds constituent une violation des politiques des organismes.
En cas d’allégation de violation ou de violation confirmée des politiques des organismes, les dispositions pertinentes du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche s’appliquent.
Les cas de mauvaise gestion financière, de fraude ou autre activité criminelle sont transférés aux autorités compétentes, conformément à la Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor.
Mention du soutien obtenu
L’appui accordé par le Fonds constitue un investissement de la part des contribuables canadiens. La responsabilité des organismes en ce qui a trait à l’utilisation des fonds comprend l’obligation d’informer le public sur les bénéficiaires du financement, sur le type de recherche qui sera effectuée et sur la façon dont les fonds seront administrés.
Les établissements recevant une subvention du Fonds doivent faire mention de ce financement dans toutes leurs communications professionnelles, dans les publications découlant des recherches subventionnées, dans les documents de conférences et de congrès, ainsi que sur l’appareillage et dans les installations achetés ou mis au point grâce aux fonds de la subvention.
On trouvera plus de précisions à ce sujet dans les Lignes directrices en matière de communications publiques à l’intention des établissements publiées par le Fonds.
Les établissements doivent en outre s’assurer que tout le personnel de recherche financé par le Fonds reconnait l’appui du Fonds, le cas échéant.
Propriété intellectuelle et brevets
Se reporter à la rubrique Propriété intellectuelle et brevets du Guide d’administration financière des trois organismes pour plus de précisions sur la façon de se conformer à ces exigences.
Libre accès
Se reporter au Guide d’administration financière des trois organismes et à la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications pour plus de précisions sur la façon de se conformer à cette exigence.
Gestion des données numériques
La Déclaration de principes des trois organismes sur la gestion des données numériques décrit les attentes globales des organismes en matière de gestion des données de recherche, ainsi que les rôles et les responsabilités des chercheurs, des communautés de chercheurs, des établissements de recherche et des bailleurs de fonds de la recherche dans la satisfaction de ces attentes. Elle ne comporte pas d’exigences obligatoires. Elle vise plutôt à établir un ensemble de principes communs qui serviront de fondement à l’élaboration par les organismes, de façon collective ou individuelle, d’une politique de gestion des données.
Archivage des données de recherche
Le Fonds incite les établissements à suivre la Politique sur l’archivage des données de recherche du CRSH, comme le stipule le Guide d’administration financière des trois organismes.
Propriété des collections et spécimens
Se reporter à la rubrique Propriété des collections et spécimens du Guide d’administration financière des trois organismes pour plus de précisions sur la façon de se conformer aux exigences.
Financement annuel des subventions du Fonds
Communication des résultats des concours
Le SPIIE communique la décision prise au sujet de la demande de subvention présentée au Fonds à la personne-ressource principale de l’établissement.
Remarque : cette information est transmise de façon tout à fait confidentielle. Le SPIIE ne publie ni ne divulgue les renseignements ayant trait aux demandes rejetées.
En ce qui concerne les demandes retenues, le SPIIE publie un communiqué et affiche les données pertinentes (dont le nom de l’établissement, la somme accordée, le domaine de recherche et une courte description grand public du projet de recherche) sur le site Web du Fonds.
Dépassement de crédit
Se reporter à la rubrique Dépassement de crédit du Guide d’administration financière des trois organismes pour en savoir plus sur les responsabilités de l’établissement.
Admissibilité continue
Afin de respecter les politiques gouvernementales, le Fonds est tenu de confirmer l’admissibilité continue de l’établissement avant de lui remettre les versements futurs.
L’établissement doit informer immédiatement le SPIIE de tout changement à son admissibilité au cours de la période de validité de la subvention.
Prolongation pour l’utilisation des fonds au-delà de la période de validité de la subvention
Le Fonds autorise une période de cessation progressive automatique d’un an à la fin de la période de validité de la subvention. Les établissements sont autorisés à prendre et à payer de nouveaux engagements pendant la période de prolongation, mais pas au-delà de cette période.
S’il y a toujours des fonds dans le compte à la fin de la période de cessation progressive, se reporter à la rubrique Fonds non dépensés.
Utilisation de la subvention du Fonds
Préambule
Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les représentants et les mandataires dans leur interprétation de ce qui constitue l’utilisation acceptable de la subvention du Fonds. Il est à noter que les exemples ci-dessous ne sont pas exhaustifs.
D’autres types de dépenses pourraient être justifiés dans le cadre des objectifs du programme, y compris des dépenses ne pouvant être recouvrées d’autres sources. Au moment de prendre une décision concernant les dépenses, les représentants et les mandataires sont invités à communiquer avec les personnes-ressources au sein de leur établissement, par exemple avec l’agent responsable des finances ou l’agent responsable des subventions de recherche. Si un établissement ne sait pas si une dépense est admissible ou non, il doit communiquer avec le SPIIE par courriel à information@cfref-apogee.gc.ca.
Les fonds ne peuvent être versés aux établissements partenaires que s’ils satisfont aux critères d’admissibilité du Fonds. On s’attend à ce que les partenaires du secteur privé fassent une contribution en espèces ou en nature aux initiatives subventionnées par le Fonds et à ce qu’ils autofinancent leur participation. On s’attend à ce que les établissements de recherche universitaires de l’extérieur du Canada autofinancent leur participation. Dans les cas où leur expertise est requise, ces établissements pourraient recevoir une rémunération selon le principe du paiement à l’acte.
Principes généraux
La subvention doit servir à des dépenses admissibles afférentes aux coûts directs et indirects de la recherche qui sont directement reliés à la stratégie institutionnelle et à la stratégie scientifique approuvées et qui sont essentiels à leur exécution.
Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace et judicieuse, et les dépenses doivent être essentielles à l’exécution des activités pour lesquelles ils ont été accordés.
Les contributions à des dépenses partagées doivent être directement liées aux activités institutionnelles et de recherche pour lesquelles un appui financier est accordé, et doivent être acceptées et autorisées par les représentants ou les mandataires.
En l’absence d’une politique écrite du Fonds ou de l’organisme (par exemple sur les indemnités journalières accordées aux fins des déplacements), la politique de l’établissement s’applique. Là où une politique de l’établissement et une politique du Fonds ou d’un organisme coexistent, l’établissement est tenu de se conformer à la politique pertinente du Fonds ou de l’organisme.
Remarque : le financement accordé par le Fonds est exclu du calcul de la subvention du Fonds de soutien à la recherche et du calcul servant à l’attribution des chaires de recherche du Canada.
Dépenses rétroactives
Les établissements peuvent commencer à engager des dépenses admissibles à partir de la date de début précisée dans l’entente de financement. Seuls les coûts liés au recrutement et les frais de réinstallation engagés entre la date de l’annonce de l’attribution de la subvention sur le site Web du Fonds et la date d’entrée en vigueur de la subvention peuvent être récupérés rétroactivement.
Coûts directs
Remarque : il se peut que certaines des dépenses ci-dessous qui figurent parmi les coûts directs non admissibles de la recherche puissent être financées au moyen des fonds prévus pour les coûts indirects de la recherche.
Charges relatives à la rémunération
Salaires et avantages sociaux pour :
- le recrutement d’éminents chercheurs afin de doter un nombre limité de nouveaux postes au sein du corps professoral qui sont reliés à une initiative subventionnée;
- la rémunération des membres d’une équipe de recherche affectée à une initiative subventionnée (techniciens de recherche, associés de recherche, chercheurs postdoctoraux, étudiants de tous les niveaux, commis, administrateurs ou assistants de recherche).
Les personnes rémunérées à même une subvention du Fonds ne sont pas considérées comme des employés ou des titulaires d’une subvention du Fonds.
Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durée, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue et de soins dentaires, ainsi que les congés parentaux. Les avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement ne doivent pas déroger aux politiques des organismes.
Les gestionnaires du Fonds estiment que les établissements doivent démontrer leur engagement à long terme envers les initiatives financées en payant à même leur propre budget, à moyen terme, les salaires des chercheurs qui sont tenus de mener des recherches indépendantes. Par conséquent, les membres du corps professoral et les chercheurs qui sont des chercheurs indépendants et dont le salaire est payé par une subvention du Fonds sont admissibles à présenter des demandes de financement à d’autres programmes des organismes subventionnaires. Si leur demande est retenue, les fonds de cette subvention seront versés à la condition qu’au début de la période visée par ladite subvention, leur salaire provienne d’une autre source que le financement des organismes subventionnaires. Il ne sera aucunement nécessaire de rembourser au compte de la subvention du Fonds les paiements de salaire antérieurs.
Les fonds peuvent être utilisés pour financer la bourse d’études ou l’allocation de stagiaires postdoctoraux et d’étudiants des cycles supérieurs recrutés pour faire partie de l’équipe de recherche. Celles-ci ne doivent pas être nommées ou présentées comme étant des bourses ou des allocations du Fonds (elles pourraient plutôt être nommées d’après l’établissement, le domaine de recherche ou la stratégie financés, par exemple, mais c’est laissé à la discrétion de l’établissement).
Dans les cas où les fonds servent à payer les salaires des chercheurs et des autres membres du personnel, le SPIIE s’attend à ce que l’établissement offre à chacun d’entre eux une sécurité d’emploi équivalente à celle qu’il offre pour d’autres postes comparables. En ce qui a trait aux augmentations de salaire générales et fondées sur le mérite, l’établissement doit planifier son budget de façon à tenir compte de la sécurité d’emploi et doit répartir ses ressources de façon à avoir les fonds suffisants pour couvrir ces augmentations pendant toute la période visée par la subvention.
Dépenses admissibles
- Les salaires et le coût réel des avantages sociaux non discrétionnaires fédéraux, provinciaux et institutionnels connexes (y compris les primes et les augmentations fondées sur le mérite) d’un nombre limité de nouveaux professeurs recrutés aux fins de l’initiative subventionnée.
- Les salaires et les avantages sociaux non discrétionnaires des membres de l’équipe de recherche – étudiants de tous les niveaux, chercheurs postdoctoraux, associés de recherche, techniciens de recherche, commis, administrateurs ou assistants de recherche (il n’y a pas de somme minimale ou maximale déterminée en dehors de ce que prévoit la politique de l’établissement).
- Dans le cas des universités, les coûts liés au remplacement d’un nouveau professeur rémunéré à même la subvention du Fonds, y compris une indemnité versée au département lorsqu’un de ses professeurs doit prendre en charge un ou plusieurs cours du nouveau professeur.
- Dans le cas des collèges, une partie des coûts liés à la réduction de la charge d’enseignement (jusqu’à concurrence de 9 000 $ par cours par semestre pour chaque professeur, ou l’équivalent de 0,1 équivalent temps plein), afin de remplacer les professeurs pour leur permettre de participer à l’initiative de recherche appliquée subventionnée.
- Des allocations destinées à des chercheurs invités, qui peuvent couvrir une période de plus de 125 jours, tant que cela reste une situation temporaire et ne constitue pas un poste sur plusieurs années. Le montant de l’allocation est négociable, mais il doit être raisonnable et nettement inférieur à un salaire de professeur. Un professeur d’un établissement canadien peut recevoir une allocation en tant que chercheur invité sans que cela ait une incidence sur son admissibilité à demander et à recevoir des subventions des organismes subventionnaires.
Autres types de dépenses admissibles
- Les coûts reliés aux services professionnels et techniques.
- Les honoraires des experts-conseils.
- Les sommes versées en vue du recrutement de participants, comme de modestes primes pour inciter à la participation (par exemple pour établir un bassin de participants éventuels), lorsqu’elles sont approuvées par un comité d’éthique de la recherche.
- Les sommes versées aux participants à la recherche, comme de modestes primes à la participation, lorsqu’elles sont approuvées par un comité d’éthique de la recherche.
- Les frais liés aux contrats de sous-traitance.
- Les salaires pour le travail de bureau directement lié aux activités de diffusion, ce qui comprend la préparation de manuscrits.
- Les honoraires de conférenciers invités.
- Les honoraires de conseillers experts dont les services sont nécessaires pour des activités liées au Fonds, par exemple l’évaluation par les pairs et d’autres services professionnels et techniques. Les honoraires doivent être raisonnables. Un professeur d’un établissement canadien peut recevoir des honoraires sans que cela ait une incidence sur son admissibilité à demander et à recevoir des subventions des organismes subventionnaires.
Dépenses non admissibles
- Une allocation de dégagement pour la recherche pour un professeur qui n’a pas été recruté par suite de la subvention.
- Le salaire d’un professeur qui n’a pas été recruté par suite de la subvention.
- Les frais de remplacement d’un professeur lorsque ce dernier est en congé.
- Les coûts des services techniques offerts par une entreprise appartenant à un professeur admissible au financement de l’un des trois organismes subventionnaires de la recherche fédéraux.
- Les prestations de décès et tout autre avantage facultatif.
- Les indemnités de départ discrétionnaires ou forfaitaires.
- Les sommes versées à un fonds de dotation.
Recrutement et réinstallation
Les frais de recrutement et de réinstallation liés au :
- recrutement d’éminents chercheurs afin de doter un nombre limité de nouveaux postes au sein du corps professoral qui sont reliés à une initiative subventionnée;
- recrutement, au besoin, des membres d’une équipe de recherche affectée à une initiative subventionnée (techniciens de recherche, associés de recherche, chercheurs postdoctoraux, étudiants de tous les niveaux, commis, administrateurs ou assistants de recherche).
Dépenses admissibles
- Les coûts liés au recrutement de nouveaux professeurs et de membres d’équipes de recherche affectées aux initiatives subventionnées.
- Les dépenses liées à la réinstallation, dont les frais de déplacement jusqu’à concurrence du plein tarif en classe économique pour les nouveaux professeurs et leur famille immédiate et pour les membres des équipes de recherche et leur famille immédiate, ainsi que les frais de déménagement de leur mobilier et de leurs articles ménagers.
- Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) des nouveaux professeurs et d’une personne les accompagnant pour un séjour de quatre jours au cours duquel ils prennent les dispositions nécessaires pour le logement (location ou achat) en prévision du déménagement.
- Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) des membres des équipes de recherche et d’une personne les accompagnant (une seule personne par membre) pour un séjour de quatre jours au cours duquel ils prennent les dispositions nécessaires pour le logement (location ou achat) en prévision du déménagement;
- Les frais de repas et d’hébergement des nouveaux professeurs et des membres des équipes de recherche et de leurs familles respectives au cours de leur déplacement vers la ville où se trouve l’établissement d’attache, s’ils s’y rendent en voiture plutôt qu’en avion.
Ces dépenses peuvent être remboursées rétroactivement.
Dépenses non admissibles
- Les frais liés à l’immigration, par exemple pour l’obtenir d’un permis de travail ou d’un permis de séjour temporaire au Canada.
Frais de déplacement et de séjour
Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) liés aux initiatives subventionnées comprennent les menues dépenses raisonnables engagées à l’occasion de travaux sur le terrain, de conférences liées à la recherche, de voyages effectués à des fins de collaboration et de recherches historiques. Ils peuvent être remboursés aux professeurs, au personnel de recherche, aux étudiants, aux chercheurs invités et aux conseillers experts.
Dépenses admissibles
- Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) des professeurs, du personnel de recherche, des étudiants, des chercheurs invités et des conseillers experts.
- Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus bas et ne devant pas être supérieurs au plein tarif en classe économique.
- Les primes d’assurance-annulation de voyage et les frais de réservation des sièges.
- Les primes d’assurance-santé voyage pour les professeurs et les membres des équipes de recherche qui ne reçoivent pas ce genre d’avantage de leur établissement ou d’autres sources.
- Les frais liés à la sécurité pendant les travaux sur le terrain (achat d’équipement de protection, vaccins, etc.).
- Les frais du visa d’entrée (pour les professeurs et les membres des équipes de recherche) s’il est nécessaire pour les besoins de la recherche.
- Les frais de déplacement et d’hébergement des conférenciers invités à des conférences et à des ateliers.
- Les dépenses liées aux frais de garde d’enfants des professeurs et des membres des équipes de recherche qui sont des mères allaitantes ou des chefs de famille monoparentale pendant leurs déplacements :
- dans le cas d’un chef de famille monoparentale, le montant admissible se limite aux dépenses engagées pour les frais de garde d’enfants en dehors des heures normales de travail pendant la durée du déplacement;
- les dépenses admissibles d’une mère allaitante qui voyage avec un enfant se limitent aux frais de garde habituellement prévus et au coût du billet d’avion, le cas échéant. Si la mère est accompagnée d’une gardienne, le remboursement des frais de déplacement et d’hébergement peut être demandé, en remplacement des frais de garde d’enfants, jusqu’à concurrence du montant prévu à ce titre.
Dépenses non admissibles
- Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail, ou entre deux lieux de travail, des professeurs et des membres des équipes de recherche.
- Les frais liés aux passeports et à l’immigration.
- Les frais liés à la soutenance de la thèse, ce qui comprend les dépenses engagées pour un examinateur externe.
- Le coût des billets d’avion qui ont été achetés par l’entremise d’un programme personnel de points de grand voyageur.
Congé sabbatique et congé de recherche
Dépenses admissibles
- Les frais liés au véhicule nécessaire pour effectuer les travaux sur le terrain (après avoir obtenu l’approbation de l’établissement; le véhicule doit être immatriculé et assuré durant le congé sabbatique).
- Les frais directement liés à la recherche, ce qui comprend l’aide à la recherche, les frais liés aux bancs d’essai et les dépenses relatives aux travaux sur le terrain, y compris les frais de déplacement et d’hébergement, à condition de fournir les justificatifs appropriés à l’appui.
- Les frais liés au transport d’équipement ou de matériel de recherche vers l’emplacement où se déroule le congé sabbatique et depuis cet emplacement.
- Les frais de déplacement engagés pour assister à une conférence.
- Les frais de déplacement entre l’établissement d’attache et le lieu du congé sabbatique, qui sont limités à un billet aller-retour, sauf dans des circonstances exceptionnelles.
Dépenses non admissibles
- Les frais de déplacement aller-retour du personnel de recherche devant se rendre au lieu du congé sabbatique du professeur à des fins de supervision ou d’enseignement.
- Les frais de déplacement du professeur devant se rendre à l’établissement d’attache à des fins de supervision ou d’enseignement.
- Les frais de subsistance (repas et hébergement).
- Les frais de déplacement d’un membre de la famille d’un professeur ou d’un membre d’une équipe de recherche entre l’établissement d’attache et le lieu du congé sabbatique.
Matériel et fournitures
Pour les ordinateurs et les communications électroniques, se reporter à la rubrique Ordinateurs et communications électroniques.
Dépenses admissibles
- Les coûts d’acquisition, de fonctionnement et d’entretien de l’équipement de recherche, des véhicules servant à la recherche et d’autres ressources de recherche, sauf les coûts couverts par les fonds attribués par la Fondation canadienne pour l’innovation. Seul de l’équipement de petite taille (d’une valeur de 300 000 $ ou moins) peut être acheté avec la subvention du Fonds. Le Fonds peut faire des exceptions, au cas par cas, si l’établissement fournit une justification satisfaisante faisant état a) d’un besoin important et urgent d’équipement pour l’initiative de recherche; b) de la raison pour laquelle l’équipement ne peut pas être financé par d’autres sources, telles que la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI).
- Les frais d’utilisation nécessaires pour appuyer l’accès des chercheurs canadiens à de l’équipement spécialisé.
- Les frais de déplacement engagés pour rendre visite à des fabricants en vue d’importants achats d’équipement.
- Les frais de transport pour la livraison de l’équipement acheté.
- Les garanties prolongées sur l’équipement.
- Les frais de courtage et de douane pour l’importation d’équipement et de fournitures.
- Les coûts liés à la formation du personnel qui doit utiliser de l’équipement ou des installations spécialisés.
Dépenses non admissibles
- Les dépenses en immobilisations reliées à de nouveaux édifices et à des installations de recherche d’envergure.
- Les coûts d’exploitation de l’infrastructure de recherche qui sont déjà remboursés par la FCI.
- Les primes d’assurance pour l’équipement et pour les véhicules servant à la recherche.
- Les fournitures provenant d’une entreprise appartenant à un professeur admissible au financement de l’un des trois organismes subventionnaires de la recherche fédéraux.
- Les coûts ayant trait à la rénovation, au déménagement ou à la location de laboratoires ou d’installations connexes (ces coûts sont admissibles à titre de coûts indirects de la recherche).
Ordinateurs et communications électroniques
Dépenses admissibles
- Les frais liés aux ordinateurs, aux tablettes, aux modems, aux nouvelles technologies, aux logiciels spécialisés et à d’autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche qui ne sont habituellement pas fournis par l’établissement, sous réserve d’une justification appropriée de leur nécessité en lien avec la recherche financée.
- Les téléphones cellulaires, téléphones intelligents et autres appareils électroniques si ceux-ci sont nécessaires à la recherche (par exemple pour la collecte de données) ou pour des raisons de sécurité personnelle, sous réserve d’une justification appropriée.
- Le coût du forfait mensuel pour les appareils électroniques utilisés à des fins de recherche (par exemple pour la collecte de données) ou pour des raisons de sécurité personnelle uniquement.
Dépenses non admissibles
- Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones.
- Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres).
- Les frais liés au service de messagerie vocale.
- Les frais liés à l’acquisition de livres pour la bibliothèque, de services informatiques et d’autres services d’information fournis à tous les membres d’un établissement.
- Les frais liés au service Internet résidentiel.
Diffusion des résultats de la recherche et réseautage
Dépenses admissibles
- Les frais de conception d’un site Web d’information, y compris les frais de mise à jour.
- Les frais de diffusion des résultats de la recherche (tant par les moyens de diffusion classiques que sur vidéo, CD-ROM, clés USB, etc.).
- Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer le libre accès aux résultats (par exemple les coûts de publication dans une revue à libre accès ou les coûts engagés pour permettre le libre accès à un article).
- Les frais de préparation d’un manuscrit issu de la recherche à des fins de publication.
- Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche.
- Les frais liés à l’organisation d’un atelier ou d’un séminaire dont les activités se rapportent directement à la recherche subventionnée (ce qui comprend le coût des rafraîchissements non alcoolisés et du repas).
Services et dépenses diverses
Dépenses admissibles
- Les frais liés au recrutement du personnel de recherche, comme les frais de publication d’offres d’emploi et le coût des billets d’avion pour les candidats.
- Le financement de démarrage pour l’organisation de concours faisant l’objet d’évaluation par des pairs afin d’appuyer des idées nouvelles allant dans le sens de la stratégie scientifique (le financement de démarrage est admissible à la condition qu’il ne remplace pas ou ne déplace pas le financement offert par la programmation ordinaire des organismes subventionnaires).
- Les frais liés à l’élimination sans danger des déchets.
- Les frais liés à l’achat de livres ou de périodiques, de fournitures de bureau spécialisées, de matériel informatique et de services d’information non fournis officiellement par l’établissement à l’ensemble de son personnel de recherche et d’enseignement.
- Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour l’exécution de l’initiative de recherche.
- Les cours spécialisés, sous réserve d’une justification appropriée.
- Les frais d’accueil (coût des rafraîchissements non alcoolisés et des repas) à des fins de réseautage en tant que marque de courtoisie de la part des membres de l’équipe de recherche envers des chercheurs invités et aux fins d’activités liées à la recherche dans le cadre d’assemblées qui facilitent l’atteinte des objectifs de la recherche ou y contribuent (par exemple des rencontres avec des partenaires, des intervenants et des chercheurs invités).
- Les frais d’adhésion à des associations professionnelles ou à des sociétés scientifiques, si cela est nécessaire aux fins de l’initiative subventionnée.
- Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules expressément requis pour les travaux sur le terrain, uniquement pour les mois au cours desquels sont effectués les travaux sur le terrain.
Dépenses non admissibles
- Les frais liés aux boissons alcoolisées.
- Les frais liés aux divertissements, aux activités d’accueil et à l’achat de cadeaux qui sont distincts de ceux indiqués précédemment; cela comprend, par exemple, les frais liés aux interactions régulières avec des collègues de l’établissement et aux rencontres avec le personnel.
- Les frais liés à la reconnaissance du personnel et aux récompenses qui lui sont destinées.
- Les frais ayant trait aux études, comme ceux qui sont liés à la préparation d’une thèse, aux droits de scolarité et aux frais de cours dans le cadre de programmes menant à l’obtention d’un diplôme.
- Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le coût de cours en informatique et de cours de langue.
- Les frais relatifs à la préparation du matériel d’enseignement.
- Les primes d’assurance pour les immeubles, le matériel et les véhicules servant à la recherche.
- Les dépenses engagées en vue d’assurer la conformité aux exigences en matière de réglementation, ce qui comprend l’examen éthique, les mesures de sécurité à prendre pour contrer les risques biologiques et la radioactivité, les évaluations environnementales et les mesures prises pour respecter les règlements et arrêtés provinciaux et municipaux.
- Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l’exigent expressément.
- Les taxes de vente qui sont visées par une exemption ou qui sont remboursables.
- Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours.
- Les frais liés aux demandes de brevet.
- Les frais de déménagement d’un laboratoire (se reporter à la rubrique Coûts indirects).
Coûts indirects
Les établissements peuvent affecter une partie de la subvention aux coûts indirects liés au soutien apporté aux activités de recherche financées par le Fonds (il peut y avoir certaines exceptions).
Les dépenses afférentes aux coûts indirects de la recherche financée par le Fonds ne peuvent dépasser 25 p. 100 du montant total de la subvention. Les coûts indirects doivent pouvoir être attribués directement aux initiatives de recherche faisant l’objet de la subvention du Fonds et ne doivent pas avoir trait aux frais généraux ni aux coûts d’administration de l’établissement dans son ensemble. Les coûts indirects admissibles dans le cadre du Fonds correspondent aux dépenses admissibles mentionnées à la page Dépenses admissibles et non admissibles du site Web du Fonds de soutien à la recherche.
Les coûts ayant trait à la rénovation, au déménagement ou à la location de laboratoires et d’installations connexes sont admissibles à titre de coûts indirects de la recherche, dans la limite du plafond de 25 p. 100.
Rapports et documents à l’appui
Exigences relatives aux rapports à remettre au Fonds
Rapport d’étape annuel
Chaque année, les établissements doivent remettre un rapport d’étape par l’entremise d’un outil d’enquête en ligne (Voxco), et ce, au plus tard à la date limite indiquée à la page Formulaires. L’équipe du Fonds enverra par courriel le lien et le mot de passe donnant accès au rapport aux personnes-ressources dont le nom figure dans la demande de l’établissement.
Le rapport d’étape annuel (qui comprend un rapport financier) résume les activités liées au Fonds menées au cours de l’exercice précédent et présente les progrès effectués par l’établissement dans l’atteinte des cibles énoncées dans son plan de mesure du rendement et son plan en matière d’équité. Le rapport porte sur la période allant du 1er avril au 31 mars de chaque année.
Le plan de mesure du rendement comprend des données de référence pour chacun des indicateurs liés aux résultats et aux impacts majeurs attendus, ainsi que des cibles à atteindre aux divers jalons prévus. La source des données doit être indiquée pour chaque indicateur. Le plan de mesure du rendement doit aussi décrire les processus utilisés pour suivre le rendement pendant la période visée par la subvention et ceux utilisés pour corriger le tir au besoin. Le plan de mesure du rendement peut être modifié de temps à autre pour veiller à ce que les indicateurs employés pour suivre les progrès effectués demeurent pertinents, exacts et en corrélation avec les résultats attendus du financement. Toute modification à apporter au plan peut être amorcée par l’établissement ou par le Secrétariat et doit être approuvée par les deux parties. La demande de modification du plan doit être présentée par écrit à l’autre partie, et les deux parties doivent approuver la modification avant la production du rapport suivant (rapport d’étape annuel ou rapport à mi-parcours).
Le rapport d’étape annuel porte sur un petit nombre d’indicateurs clés raisonnables et courants qui pourraient être utilisés pour exercer un suivi continu du Fonds dans son ensemble et pour répondre efficacement aux besoins des évaluations du Fonds. Le rapport indique également les autres sources de financement de l’initiative financée par le Fonds, dont le financement fourni par l’établissement principal et par les partenaires confirmés (contributions en espèces et en nature) pour soutenir les activités financées par le Fonds.
Il incombe à l’établissement de veiller à ce que le rapport d’étape annuel soit soumis au Secrétariat au plus tard à la date limite prévue. Si un rapport d’étape annuel n’est pas soumis, les versements sont interrompus, et ce, jusqu’à ce que le rapport soit reçu.
Également au plus tard le 30 juin de chaque année, les établissements doivent remettre au SPIIE les rapports financiers annuels suivants associés à la subvention du Fonds, en utilisant les formulaires fournis par le Fonds :
- un état des dépenses annuel pour la subvention du Fonds, qui indique la manière dont les fonds de la subvention ont été utilisés et dresse la liste des engagements en cours;
- les prévisions budgétaires révisées et les besoins de trésorerie actualisés pour le reste de la période de financement;
- l’approbation du représentant ou du mandataire de l’établissement.
Le SPIIE fournit aux établissements le modèle de rapport d’étape annuel et les modèles des rapports financiers qui l’accompagnent.
Le SPIIE examine le rapport d’étape annuel et les rapports financiers connexes qui lui sont présentés pour s’assurer que les activités financées par la subvention progressent de façon satisfaisante et sont conformes aux politiques, modalités et lignes directrices du Fonds énoncées dans le présent guide. En cas de progrès insuffisants ou de non-conformité, le SPIIE peut décider de ne pas approuver le décaissement d’autres versements de la subvention. De plus, il se réserve le droit, si le comité directeur du Fonds le lui demande, de mettre fin au financement, tel qu’indiqué à la rubrique Cessation du financement du Fonds.
Rapport et évaluation à mi-parcours
L’établissement s’engage à présenter un rapport à mi-parcours, à mi-chemin pendant la période visée par la subvention, qui résume les activités liées au Fonds pendant la première moitié de la subvention et présente les progrès réalisés pour se rapprocher des objectifs établis dans le plan de mesure du rendement et le plan en matière d’équité.
L’établissement doit veiller à ce que le rapport à mi-parcours soit soumis au SPIIE dans le délai fixé. Le fait de ne pas présenter ce rapport à temps est considéré comme un manquement grave et peut entraîner l’interruption des versements.
Le SPIIE fournit à l’établissement le modèle de rapport à mi-parcours et les formulaires connexes.
Le SPIIE évalue l’état d’avancement à mi-parcours en fonction du rapport à mi-parcours présenté par l’établissement et par rapport aux jalons définis dans le plan de mesure du rendement. Cette évaluation peut nécessiter la participation de chercheurs, de spécialistes ou de divers organes, à la discrétion du comité directeur du Fonds.
Si les résultats de l’évaluation à mi-parcours ne sont pas satisfaisants, le comité directeur du Fonds se réserve la possibilité de demander au SPIIE de mettre fin au financement, tel qu’indiqué à la rubrique Cessation du financement du Fonds.
Si, à la lumière de l’examen des rapports d’étape annuels ou de l’évaluation des progrès à mi-parcours, l’état d’avancement n’est pas jugé satisfaisant, le SPIIE se réserve également le droit de désigner un membre du personnel qui assistera, à titre d’observateur, aux réunions du ou des comités de gouvernance de la subvention du Fonds établis par l’établissement. S’il y a lieu, la personne désignée fournira aux comités des précisions utiles sur le Fonds, ses objectifs et ses attentes. En pareil cas, les comités doivent faire suivre au SPIIE les avis de réunion qu’ils envoient à leurs membres en prévision de chaque réunion et lui fournir la documentation pertinente au moins sept jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion.
Documents à l’appui
Pour chaque subvention du Fonds, l’établissement doit maintenir des dossiers complets et précis sur l’utilisation du financement accordé par le Fonds, y compris des pistes de vérification vérifiables, ainsi que des documents à l’appui complets pour chaque opération, et ce, pendant une période d’au moins sept ans.
Il incombe à l’établissement d’autoriser les dépenses imputées au compte de la subvention conformément aux exigences des organismes, aux modalités de la subvention et aux politiques de l’établissement et du Fonds. Aucune autre partie ne peut engager ni autoriser de dépenses imputables au compte de la subvention sans que l’établissement ne lui en ait au préalable délégué le pouvoir par écrit. Toutes les demandes doivent porter la signature du représentant ou du mandataire de l’établissement. La signature permet de confirmer que :
- toutes les dépenses figurant sur la demande ont servi aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée;
- toutes les dépenses figurant sur la demande sont des dépenses admissibles;
- tous les biens et les services ont été reçus;
- les montants compris n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement auprès d’autres sources;
- les remboursements de dépenses reçus d’autres sources ou établissements ont été divulgués.
Les documents à l’appui doivent être conservés pour toutes les dépenses imputées au compte de la subvention. Ces documents ont notamment trait à ce qui suit :
- les salaires ou les allocations versés au personnel de recherche et aux autres membres du personnel associés à l’initiative financée par le Fonds, dont les étudiants et les stagiaires postdoctoraux :
- les registres signés relatifs au personnel rémunéré à même les fonds de la subvention, y compris le nom des personnes, les catégories, les niveaux de rémunération et le lien avec l’initiative financée par le Fonds;
- la durée de l’appui accordé à chacune d’elles;
- les renseignements sur les avantages sociaux accordés et les calculs appropriés;
- le matériel et les fournitures :
- les factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats;
- les prix d’achat;
- les allocations pour frais internes et les frais partagés :
- les documents indiquant le montant exact des dépenses imputées;
- la méthode de calcul ou d’attribution;
- l’autorisation de l’établissement en ce qui concerne les frais imputés au compte;
- les dépenses d’accueil engagées à des fins de réseautage et pour des activités liées à la recherche :
- la date de l’activité;
- le nombre de participants;
- l’objectif de l’activité;
- la signature du directeur de département ou du doyen pour les dépenses d’accueil pour lesquelles un remboursement est demandé par un membre du personnel de recherche ou un autre membre du personnel;
- les incitatifs payés pour le recrutement et la participation à la recherche :
- les factures des fournisseurs indiquant en détail les achats effectués en vue d’offrir des incitatifs;
- la demande à un comité d’éthique de la recherche expliquant en détail le plan d’incitation (méthode de diffusion, valeur des incitatifs et nombre de personnes qui en bénéficieront);
- l’approbation de l’incitatif par le comité d’éthique de la recherche;
- la preuve de paiement des incitatifs (par exemple des reçus signés, une liste codée des bénéficiaires ou une attestation du chercheur ou d’autres personnes visées par le paiement de l’incitatif).
Les personnes qui présentent une demande visant le remboursement de frais de déplacement à même une subvention doivent remplir une demande distincte pour chaque déplacement. Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent aussi être conformes aux politiques et aux procédures courantes en matière de déplacements de l’établissement. Pour tous les demandeurs, il y a lieu de préciser le lien avec l’initiative financée par le Fonds. La demande de remboursement de frais de déplacement doit toujours être signée par un représentant ou un mandataire autorisé de l’établissement.
La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre l’information suivante :
- l’objectif du voyage (y compris le lien avec la recherche financée);
- les dates et les destinations (personnes ou lieux visités);
- la documentation à l’appui officielle (par exemple un prospectus ou un programme précisant les dates des conférences ou des ateliers);
- des détails sur les indemnités journalières demandées pour les dépenses liées à ces visites;
- des précisions sur tout véhicule utilisé;
- les reçus d’origine, comme les factures d’hôtel et les contrats de location de véhicules (les bordereaux de cartes de crédit n’étant pas des reçus valides);
- les reçus d’origine des billets d’avion et les cartes d’embarquement, le cas échéant, ou toute autre pièce justificative attestant les frais de déplacement pour lesquels on demande un remboursement (par exemple une attestation écrite du voyageur).
Questions administratives
Transfert des fonds d’une subvention à un nouvel établissement partenaire admissible
Pour ajouter un nouvel établissement partenaire admissible à une subvention du Fonds (et permettre le transfert de fonds à ce partenaire), le SPIIE exige ce qui suit :
- une page de signature signée par le nouvel établissement partenaire;
- le montant estimatif total à transférer à ce partenaire, ainsi que sa ventilation par année;
- une brève description (d’au plus deux pages) des travaux que le nouveau partenaire doit exécuter et de la manière dont il appuie l’initiative financée par le Fonds;
- une version mise à jour de l’annexe A – Liste des partenaires (de l’entente de financement du Fonds) pour la catégorie 1 uniquement, afin de tenir compte du nouveau partenaire admissible et du montant à transférer.
Propriété des articles achetés à l’aide de la subvention du Fonds
Tous les articles achetés à l’aide de la subvention du Fonds appartiennent à l’établissement et non à un chercheur donné, à moins que le SPIIE n’en convienne autrement par écrit ou que cette pratique ne soit contraire à une exigence établie par la loi. Il incombe à l’établissement, en sa qualité de propriétaire, de veiller à ce que les articles soient utilisés pour appuyer les activités du Fonds.
Pour connaître la politique des organismes en matière de propriété du matériel et des installations, ainsi que les responsabilités de l’établissement en ce qui concerne le matériel et les installations, se reporter à l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.
Report de versements ou de paiements
La politique gouvernementale interdit aux organismes subventionnaires d’effectuer des versements de subvention ou de payer des sommes engagées annuellement avant que le besoin ne se manifeste. Les organismes subventionnaires peuvent seulement verser des fonds qui correspondent aux besoins de trésorerie des initiatives financées par le Fonds.
L’établissement doit demander le report du versement suivant du Fonds s’il a accumulé des fonds dans le compte de la subvention en raison d’un ralentissement ou d’un retard dans les activités (attribuables, par exemple, à des travaux de construction ou de rénovation, à des partenariats internationaux ou à des processus de recrutement ou d’embauche) et s’il juge que le versement prévu ne sera pas nécessaire à ce moment-là.
Le report d’un versement n’a pas nécessairement une incidence négative sur l’examen à mi-parcours ni sur l’examen d’une autre demande de financement présentée au Fonds par l’établissement (le cas échéant). Au contraire, cela peut témoigner du fait que l’établissement administre bien les fonds de la subvention.
Le SPIIE peut, à sa seule discrétion, reporter ou même retenir un versement subséquent s’il estime que l’accumulation de fonds dans le compte de la subvention n’a pas été bien justifiée, que le besoin de fonds n’a pas été démontré ou que des problèmes ont été cernés au cours de la période de validité de la subvention.
Cessation du financement du Fonds
Un établissement peut décider de mettre fin prématurément au financement du Fonds. La cessation du financement peut également se produire si l’établissement ne se conforme pas aux modalités du Fonds ou si l’évaluation à mi-parcours fait état de progrès insuffisants.
Cessation par l’établissement
Lorsque l’établissement met fin au financement du Fonds, il doit en aviser rapidement le SPIIE, qui, à son tour, avisera la Division des finances de l’organisme concerné. Une période de cessation progressive d’au plus six mois peut s’appliquer à cette situation, sous réserve de l’approbation du SPIIE et à condition que la date de cessation proposée soit antérieure d’au moins six mois à la date à laquelle prend fin la subvention du Fonds.
L’établissement doit faire parvenir les documents suivants au SPIIE par courrier électronique ou par la poste :
- une lettre indiquant la date et le motif de la cessation;
- une liste détaillée des engagements en cours devant être honorés au moyen de la subvention du Fonds avant la cessation du financement, y compris les ententes et contrats de travail des membres du personnel de recherche et des autres membres du personnel associés à l’initiative financée par le Fonds, présentée dans le formulaire 303 – Engagements en cours;
- un état des dépenses final présenté au moyen du modèle fourni par le Fonds.
Cessation par le SPIIE
Lorsque le SPIIE met fin au financement du Fonds, il en avise rapidement l’établissement et la Division des finances de l’organisme concerné.
Selon les circonstances, une période de cessation progressive d’au plus six mois peut être envisagée, à condition que la date de cessation proposée soit antérieure d’au moins six mois à la date à laquelle prend fin la subvention du Fonds.
L’établissement doit faire parvenir rapidement les documents suivants au SPIIE par courrier électronique ou par la poste :
- un rapport d’étape à jour rendant compte des activités réalisées pendant l’exercice en cours;
- une liste détaillée des engagements en cours devant être honorés au moyen de la subvention du Fonds avant la cessation du financement, y compris les ententes et contrats de travail des membres du personnel de recherche et des autres membres du personnel associés à l’initiative financée par le Fonds, présentée dans le formulaire 303 – Engagements en cours;
- un état des dépenses final présenté au moyen du modèle fourni par le Fonds.
Congés de maternité et congés parentaux payés aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux
Les fonds de la subvention peuvent être utilisés pour verser des suppléments pour congé de maternité ou congé parental, dans les six mois suivant la naissance ou l’adoption d’un enfant, aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux admissibles qui sont rémunérés à même la subvention du Fonds et qui sont les principaux fournisseurs de soins de l’enfant.
Le Fonds n’accorde pas, pour ces suppléments, une somme excédant la valeur initiale de la subvention.
Le supplément est versé aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux selon le taux actuel de leur salaire ou de leur allocation pendant au plus six mois. Si les deux parents reçoivent des fonds de la subvention, chacun d’eux peut se prévaloir d’une partie du congé pourvu que la durée totale des deux congés ne dépasse pas six mois. Le supplément est calculé au prorata si l’étudiant ou le stagiaire postdoctoral suit une formation en recherche à temps partiel.
Fonds non dépensés
Tous les fonds non dépensés peuvent être reportés à l’exercice suivant, mais pas au-delà de la période de prolongation ou de cessation progressive autorisée suivant la fin de la période de validité de la subvention.
Les fonds non dépensés à la fin de toute période de prolongation ou de cessation progressive autorisée doivent être retournés à la division des finances du CRSH par chèque (à l’ordre du receveur général du Canada), qui les portera au crédit de l’organisme approprié aux fins de remboursement du Trésor du gouvernement fédéral.
Les fonds non dépensés ne peuvent pas être transférés au fonds général de recherche de l’établissement.